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ホームページ作成とHTML初心者＞＞ホームページ作成とHTML初心者管理人のコラム＞＞第3回

メールを送るときのマナー

2007年01月04日作成


ども、ホームページ作成とHTML初心者管理人のアカツカです　ヾ( ' - '*)。

今回はメールを送るときのマナーについて書きたいと思います。

例えば相互リンクをするときなどに、相手のサイトの管理人さんにメールを送ると思いますが

悲しいかな、サイト上にアドレスを公開していると怒涛のようにスパムメールが来ます。

当然私のtennkatouitu128@yahoo.co.jpにも一日に２００通以上のスパムメールが来ます。

迷惑メール対策をしようかとも考えましたが、そうすると本当に必要なメールまで消してしまう場合があります。

そのため今ではまずメールアカウントにログインしたら、スパムメールを削除するところから始まります。

私だけではなく、結構な数のホームページ管理者がこのような状況だと思います。

また例えば有名な人となれば、スパムメールだけでなく、普通のメールもたくさん届きます。

そんな中できちんと読んでもらうには、マナーを守ったメールを送ることが大切です。

もしかするとあなたが相互リンクの依頼メールを送ったのに返ってこないのは

断られたからではなく、相手がメールをスパムメールと間違えて削除してしまったからかもしれません。

というわけで、相手にきちんと読んでもらうためのメールの書き方が大切です。


１、件名で何の用か分かるようにする

はい。これが一番大切です。スパムと間違えられる一番の原因はこれです。

例えば件名が「はじめまして」になっているとほとんど削除されます。

他にも「○○(あなたの名前)です」とか「教えてください」とかは削除される危険大です。

このような件名でスパムメールは来るので恐らく間違えられます。

なので件名には必ず何の用か分かるような言葉を入れましょう。

例えば「相互リンクのお願い、○○(相手のサイト名)管理人様へ」などです。


２、挨拶して名前、所属等を名乗る

メールの最初には必ず挨拶をいれ、自分の名前を名乗りましょう。
そして「○○というサイトを運営しています」など、そのメールの用事と関係あることで

自分がしていることを書きましょう。

仕事関係の用件でメールを出すなら「○○という会社に勤めています」などです。


３、用件を具体的に書く

これも大切です。せっかくメールに目を通してもらえても、用件がよく分からないと

どうやってメールを返せばいいのか分からず結局放置されます(/□≦､)

例えば相互リンクの依頼なら

相互リンクしてほしい相手のサイトのアドレス、自分のサイトのアドレス、サイト名、紹介文、リンクを貼ったアドレス

等は必ずよくわかるようにして書くべきです。

何か質問があるなら、何がどうして分からないのかを書かなければだめです。

例えばまずは極端な例でいきますが、「教えてください」と言われても何を教えればいいのか分かりません。

他にも例えば分かりやすい例でいくと

「ホームページの作成方法を教えてください」と言われても、何を教えていいのか分かりません。

サーバーの借り方なのか？HTMLの書き方なのか分かりません。

このようなメールではよっぽど暇な人でない限り無視されます。

なので例えば

「今私はホームページを作成しようと思っています。ですが○○してみたところ○○になってしまい

なぜこうなったのか分かりません。私は○○したいのですがどうすればいいのでしょうか？」

のように用件を具体的に書くようにしましょう。

このホームページがホームページ作成をテーマにしているので、例はホームページ作成に関する質問にしましたが

他の用件でも同じです。とにかく具体的に分かるように書きましょう。

書き終わったら自分で読んでみて、相手に伝わるか考えます。

自分は分かっているから書いていないけど、相手は知らないことはないか？


最低限これくらいのことを守れば、即効で削除されることはなくなると思います。

後は相手を気づかう言葉を入れたりなどすれば、さらに良いのではないでしょうか。


ここまで読んでくださりありがとうございました。

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